Vírus! Vírus! Ez nem számítógép vírus, ez a Koronavírus!
Hogy irányítsuk a kialakult helyzetet, hogy az előnyünkre forduljon? A válasz a tevékenységünk digitalizációja!
A magyar és nemzetközi sajtó minden nap friss hírekkel táplálja a kínai új koronavírussal kapcsolatos félelmeket és hisztériát. A gazdasági lassulás mindenesetre a hírek szerint már mérhető, és az egy-egy termékhez tartozó ellátási láncok miatt, még azoknál a termékeknél is előfordulhatnak időszakos gyártás leállások, amelyeket nem Kínában gyártanak, vagy szerelnek készre. Ilyen esetben egy cégvezető mérlegelésre kényszerül több szempontból is, hogy hogyan hat ez az én tevékenységem működésére. Ne várjuk meg, hogy az adott helyzet bekopogtasson hozzánk, készítsünk szcenáriókat előre! Rendeljünk hozzá bekövetkezési valószínűségeket és amennyiben mégis bekövetkezne hogyan hat a profitabilitásomra?
Például: Ha egy szolgáltató cég vagyok.
Mi fog történni, ha Magyarországon is regisztrálnak ilyen fertőzöttet?
Becsüljük, hogy cégem bevétele 20%-kal csökkenni fog, ami a profitabilitásban 0% körüli eredményre vezet. De pánik nincs, így az irodám tovább üzemel. Ennek a szcenáriónak milyen valószínűséget becsülök? A kérdés, ami ebből következik, hogy hogyan tudom hatékonyabban működtetni az üzleti tevékenységemet? Hogy tudom növelni az alkalmazottak produktivitását?
Mi történik, ha elkezd terjedni Magyarországon is a kór?
Ennek a szcenáriónak mi a valószínűsége? Van-e online értékesítésem, ha az emberek nem fognak szeretni boltba járni, mert félnek a fertőzésveszélytől? Hogy fognak az alkalmazottaim dolgozni, ha nehézkes vagy nem ajánlott a közlekedés? Ha nincs válaszom ezekre a kérdésekre, már látszik is hogy ezek SOS fejlesztendő területek. Kis valószínűséggel következhetnek be, de nagy károkat tud okozni a vállalkozásomnak.
Nos, ezek csak példák voltak, de jól mutatja, hogy bármilyen szcenáriókat vázoljunk fel, aki időben készül rá, az nem csak a vállalkozását tudja felkészíteni, hanem még rengeteg pénzt is spórol. Hiszen gondoljuk el, hogy például minden vállalkozó, aki nem rendelkezik online értékesítéssel, akkor akarja megcsináltatni ezt, amikor beüt a baj. Nem lesz elég webfejlesztő és IT szakember, így az árak a csillagokig szöknek. Sőt, akik időben felkészültek, megszerzik azon cégek ügyfeleit, akik ezt elhanyagolták.
A KKV-k digitalizációja a kulcs! Javaslatunk, hogy csináljuk meg a házi feladatot! Nézzük át, hogy hogy tudjuk biztosítani működésünket és hatékonyságunkat, akkor is, ha baj van. Sőt, ha megtesszük ezeket az előkészületeket, az üzleti tevékenységünk jelenlegi hatékonyságát is azonnal növeli bónuszként. Így biztos csak nyerünk rajta!
És most térjünk át az informatikára… Hogy tudjuk mi támogatni vállalkozását, hogy minden körülmények között működni tudjon?
Az informatikai megoldások már rendelkezésünkre állnak, de a kérdés az, hogy Ön is használja-e ezeket, hogy növelje hatékonyságát most, és biztonságba tudja működését a bizonytalan jövőben?
1. Online jelenlét az értékesítésben
2. Munkavégzés helyhez kötöttségének megszüntetése (Home Working?)
3. Munkavállaló feladatkiosztása és ellenőrzése (Projekt Menedzsment, Workflow)
Nézzük át, hogy melyik, milyen technológiát is takar valójában?
1. Online jelenlét az értékesítésben.
Ez már szerintem unalomig ismert. Legyen egy jó webshopunk, vagy weboldalunk legalább, ha olyan tevékenységünk van, ami mindenképp személyesen értékesíthető. De, még ha személyesen kell találkozni az üzleti tevékenységünkhöz, akkor is lehet javítani a vásárlók elérését. Online időpont foglalásokkal a kényelmesebb és biztonságosabb igénybevételhez, megfelelő és kellően pontos termék/szolgáltatás leírásokkal. A mai világban nem csak egy digitalizált KKV-nak szükséges, de alapból mindenkitől elvárható, hogy legyen jó online marketingje, kereső és hirdetés szempontból is. Általában erre mindenki koncentrál, hiszen ezt tekintik az elsődleges ügyfélszerzési hatékonyság fejlesztési lehetőségnek.
2. Munkavégzés helyhez kötöttségének megszüntetése (Home Working? inkább Anywhere Working)
Arányaiban, viszonylag kevés cég lép túl az első ponton. Pedig az ügyfelet nem csak megszerezni, hanem megtartani is szükséges. Ennek pedig elsődleges eszköze a megfelelő kommunikáció az ügyféllel és vállalkozásunkon belüli csapatmunka hatékonyságának növelése. Ez egyértelműen az IT feladata, így ezen és a harmadik pont megvalósításakor tekinthetünk úgy egy vállalkozásra, hogy digitalizált. Mit jelent ez felsorolás szerűen?
a. Levelezés és naptár kezelés bárhonnan bármikor.
b. Megfelelő jogosultság rendszer kialakítása és a vállalkozás fájl-jainak elérése bárhonnan bármikor.
c. Azonnali üzenetküldés, videóhívás bárhonnan, bármikor.
vagyis részletesebben kifejtve,
a. Levelezés és naptár kezelés bárhonnan bármikor
Ez mindennek az alapja. Megfelelő CÉGES!!! levelezés és naptár. Nem gmail.com és társai. Bárhonnan legyen elérhető a jogosult felhasználónak. Legyen biztonságos, ha kell kétfaktoros autentikációval, titkosítási lehetőséggel …stb. Legyen könnyen kezelhető, és a megszokott levelezési programokkal összekapcsolható. Legyen lehetőség közös naptári és mappa nézetekre. Ne kelljen vele foglalkozni, előre beruházni, csak működjön pc-n, mobilon, tableten. A Beszerző Központ Kft. rendelkezik ilyen szolgáltatással. Nincs más költség csak egy nagyon kedvező havi előfizetési díj. További szempontok vizsgálatához, javaslom korábbi blogbejegyzésünk átolvasását az ingyenes levelezési rendszerek hátulütőiről.
b. Megfelelő jogosultság rendszer kialakítása és a vállalkozás fájl-jainak elérése bárhonnan bármikor
Ha már van megfelelő céges levelezésünk, a következő lépés a dokumentumaink biztonságos tárolása és elérhetőség bárhonnan, bármikor. Hogyan alakítsam ki, hogy a megfelelő jogosultsággal rendelkező ember elérje a céges dokumentumtárt amikor csak akarja. Ne kelljen a szerver közelében ülnie, egy irodában vagy üzlethelyiségben? Itt kétféle megoldást tudunk javasolni. Ha valahol már rendelkeznek fájl szerverrel, megoldjuk VPN hálózat kialakítással. Ilyen esetben a dolgozó számítógépére telepített alkalmazás, egy titkosított csatornát épít ki a dokumentum szerverrel, és azon keresztül bármilyen jogosultan hozzáférhető dokumentum megtekinthető, letölthető. Szerver oldalon ehhez szükséges a megfelelő jogosultság, tűzfal és alkalmazás beállítások elvégzése. A saját szerver környezetet azonban folyamatosan üzemeltetni kell, melyre szakembert kell felkérni. Ennél sokkal egyszerűbb, és költséghatékonyabb, ha szolgáltatásként veszi igénybe ezt a funkciót. A Beszerző Központ biztosítani tud dokumentum szervert, mely online, felhőből elérhető, de mégis privát (tehát az adott szerver alkalmazás környezetben, csak az általam feltöltött adatok találhatóak rajta, és nem valamilyen közös alkalmazás egyik felhasználója vagyok), mely megfelel az adatbiztonság követelményeinek és a jogi szabályozásoknak, mint például a GDPR. Ezek szintén mindenfajta előzetes beruházás nélkül előfizethető a Beszerző Központ Kft-nél. Így a menedzselése és az esetleges induló beruházás sem a használót terheli. Elérhető tabletről, mobilról, bármilyen pc-ről az összes jogosultan hozzáférhető adat. Akár a villamoson is megtekinthetjük kollégánk előbb feltöltött nagy méretű fájl-át. Azt gondolnánk, hogy így már digitalizált kkv-nk, vállalkozásunk? Még nem teljesen, de jó úton haladunk.
c. Azonnali üzenetküldés, videóhívás bárhonnan, bármikor.
A kommunikáció folytonos a kollégák között, és nélkülözhetetlen. Roppant idegesítő azonban, ha benne vagyunk egy munkában és állandóan hívogat a munkatársunk, mert információra van szüksége a saját munkájához. A magánéletünkben sokan használnak chat-et, így bemutatni nem kell. Az üzleti tevékenységhez is nélkülözhetetlen ez a funkció, és a munkatársaink kérdéseit így, a zavaró helyzet kiiktatásával, meg tudjuk válaszolni, amikor nekünk alkalmas. Azonban jól gondoljuk meg kinek az alkalmazását használjuk. A privát célra megszokott chat alkalmazások üzleti célú használata az esetek 99%-ban GDPR sértés például. A Beszerző Központ Kft maga is használ chat alkalmazást, amely GDPR szempontból is megfelel. Fontos, hogy vállalkozásként tudjuk regisztrálni, és az sem árt, ha a chat mellett egyéb hasznos funkciója van pluszban (hívás, videókonferencia, fájl- és képernyőmegosztás, stb.). Ha szükséges a Beszerző Központ Kft. segít kiválasztani, és támogatjuk a beállítását is ügyfeleinknél.
A fentiek megvalósításával megadjuk a lehetőséget munkatársainknak, hogy bármikor, bárhonnan hatékonyan tudjanak dolgozni. Tapasztalataink szerint ezen funkciók bevezetése a céges hatékonyságot jelentősen növeli, mivel csökkenti a munkatársak és az ügyfelek felé irányuló kommunikációs időt, így nő az ügyfél-elégedettség, árbevétel és profit. Vagyis bár növeltük az üzemelésünk költségeit szerény mértékben, mégis a hatékonyság növekedése jelentősen nagyobb profitbővülést okoz. Azonban még nem jártuk be a teljes utat, hogy digitalizált kkv vagy egyéb vállalkozás legyünk, mivel szükséges még a harmadik pont megvalósítása is.
3. Munkavállaló feladatkiosztása és ellenőrzése (Projekt Menedzsment, Workflow)
Ez az, amit a legkevésbé digitalizálnak a KKV-k, pedig egy újabb jelentős hatékonyság növekedést jelent a vállalkozás életében. Oké, eljutottunk oda, hogy bárhonnan, bármikor tud munkavállalónk dolgozni. Hogy kérem számon, ha nem kell bejönnie az irodába? Mik a feladatai a hétre? Mit végzett el ezekből? Hogy néz ki az időráfordítás? Esetleg, ha ügyfélprojekten dolgozik, hogy áll a tervezett időráfordítással, vagy teljesítéssel, megrendelés feldolgozással, kiszállítással? Ezek mind olyan kérdések, melyek folyton felmerülnek. Általában a jó öreg Excel-t használják a KKV-k és egyéb vállalkozások, akár több ezer sorral benne. „Gondolatban emelje fel a kezét” az, akinek volt már adatvesztése az Excel miatt. Na ugye… nem a terméket akarom minősíteni, csak nem arra használják, amire tervezték. Ár érték arányban, adatbiztonságban, és használatában nagyszerű megoldást tud biztosítani a Beszerző Központ Kft, melyet gyűjtőnévként a „Projekt Menedzsment alkalmazásnak” hívhatunk. Mi magunk is használjuk. Nyomon követjük a projektjeinket benne, rengeteg nézet alapján. Látjuk, hogy melyik dolgozóhoz milyen feladatok vannak hozzárendelve és azok közül melyik, hogy áll. Például vegyünk egy kereskedő céget, ahol több ezer termék közül válogathat az ügyfél, majd a megrendelését kiszállítják házhoz. A legtöbb munkafolyamat könnyen digitalizálható „Workflow” (mely része a projekt menedzsment alkalmazásnak) segítségével, és nyomon követhető, visszanézhető, riportólható, így minden ellenőrzési lehetőség adott a vezetőnek, hogy hiába dolgozik egy munkavállaló távolról, könnyen számon kérhető, és nyomon követhető legyen tevékenysége. Tapasztalatunk szerint itt is jelentős hatékonyság növekedésre számíthatunk, ha bevezettük ezt a technológiát.
Összefoglalva, a három pont (ami együttesen a KKV digitalizáció) megvalósítása egy vállalkozásnál, a matematika nyelvére lefordítva:
„Hatékonyság növekedés” x „Hatékonyság növekedés” x „Hatékonyság növekedés” = „Az üzleti célok túlteljesítése”
Gondolkodjon el rajta, az Ön vállalkozása hol áll a fenti digitalizációs skálán? Ha még nem rendelkezik ezen technológiákkal, az üzleti tevékenységének hatékonyság növelése, csak egy kattintás távolságra van. Keressen minket egy személyes, ingyenes beszélgetésre.
Reméljük, hogy tetszett ezen blogbejegyzésünk. Amennyiben bármilyen kérdése lenne, örömmel vesszük megkeresését az info@beszerzokozpont.hu email címen, vagy bármely elérhetőségünkön.
Üdvözlettel,
Földvári György
Operatív vezető, DPO
A blogban leírtak az adott szerző véleményét tükrözik, a blog nyilvánosságra hozatalának pillanatában.
